A utilização de sistemas ERP, em geral, está na lista de desejos dos executivos, independente do porte da empresa, mas a sua adoção não é decisão simples, em vista de tudo o que envolve a seleção e implementação desse tipo de sistema (MEDEIROS, 2007).
Temos algumas razões que levam à adoção de sistemas ERP, segundo Colangelo Filho (2001):
Negócio, motivado pela competitividade do mercado e a consequente necessidade de redução de custos e aumento, ou pelo menos, garantia da margem de lucro;
Legislação, que gera obrigações sujeitas a penalizações;
Tecnologia, que evolui constantemente, acelerando a obsolescência do parque tecnológico que a empresa tem em uso.
Há também empresas que buscam elevar o nível da informação executiva visando melhorar o processo de tomada de decisão, melhorar o controle financeiro, a gestão dos pedidos, redução do inventário e tentar estar alinhadas às exigências das empresas com as quais pretendem se relacionar (COLANGELO FILHO, 2001; LENNY KOH; SIMPSON, 2005; SUBBA RAO, 2000).
A escolha de um ERP é uma decisão complexa, tendo em vista que implica em ser assertivo na solução que seja mais aderente aos objetivos do negócio e às suas necessidades operacionais e que, ainda venha a resultar em maior controle, maior eficiência e consequentemente maior valor agregado.
Como fruto da minha experiência e de estudos que realizo tenho adotado como base o modelo proposto pelos pesquisadores Mendes e Escrivão Filho, porque o considero mais completo, por abranger a seleção,a aquisição e a implementação de sistemas ERP.
Originalmente este modelo foi proposto para pequenas e médias empresas, mas eu o considero totalmente aplicável a qualquer porte de empresa, por ser bem abrangente, cobrindo atividades que vão desde a avaliação da necessidade que a empresa tem em relação à adoção de um sistema ERP, até a sua utilização, passando naturalmente pelas atividades intermediárias, que envolvem a seleção, a implementação, a conscientização e treinamento.
Parte | Etapa | Descrição | ||
A | Avaliação sobre a necessidade de ERP: consiste em analisar a situação atual e identificar como o sistema pode contribuir para solucionar seus problemas organizacionais. | 1 | Análise da situação atual | Reflete e discute sobre os pontos fortes e fracos da empresa. |
2 | Análise conceitual do ERP | Estudo imparcial sobre os sistemas, sem focar uma solução específica e sem contatar consultorias. | ||
3 | Análise do ERP como solução | Confronto conceitual e genérico do sistema com os pontos fortes e fracos da empresa. | ||
B | Seleção e adequação: comporta a análise e verificação da adequação de funcionalidades dos sistemas integrados às necessidades da empresa. | 4 | Análise dos processos da empresa | Revisão dos processos para avaliar a necessidade de customização, adaptações e modificações no sistema. |
5 | Seleção do sistema | Análise dos sistemas disponíveis no mercado pela avaliação de suas características técnicas. | ||
6 | Adequação | Comparação entre as funcionalidades e processos do sistema e as necessidades organizacionais. | ||
7 | Análise de custo | Identificação dos itens de custo: customizações, consultorias, hardware e manutenção. | ||
C | Implantação do sistema integrado: consiste em planejar as atividades de implantação e gerenciar a execução destas atividades. | 8 | Definição da equipe de implantação | Constituída por funcionários experientes tecnicamente em implantação de sistemas e no negócio da empresa. |
9 | Planejamento das atividades de implantação | Estabelecimento do espaço do projeto e o tempo necessário para a execução. Definição dos módulos a serem implantados, ordem de implantação, responsabilidades e planos de contingência. | ||
10 | Implantação dos módulos do sistema | Parametrização e/ou customizações, de acordo com a adequação prevista na parte B | ||
D | Conscientização e treinamento: têm como meta reduzir a resistência e esclarecer as mudanças organizacionais introduzidas na empresa. | 11 | Palestras e seminários de conscientização | Esclarecimento aos envolvidos sobre o sistema mudanças introduzidas, importância organizacional, implicações sobre má utilização e relevância do seu papel. |
12 | Treinamento gerencial | Para a alta administração e o corpo gerencial, focando aspectos e possibilidades gerenciais do sistema. | ||
13 | Treinamento operacional | Realizado por área da empresa, focando os módulos específicos. | ||
E | Utilização: consiste na fase de uso do sistema ERP. | 14 | Identificação de modificações no sistema | Identificação de mudanças e atualizações das regras de negócio com o passar do tempo. |
15 | Feedback | Observação se as modificações necessárias para atender as mudanças nas regras de negócio são simples ou exigem novos desenvolvimentos com nova aplicação do roteiro. | ||
Fonte: “Adaptado de” Mendes e Escrivão Filho (2007) | ||||
Escrito por: Antonio Morales Filho
Professor Me. e Sócio Diretor da Empresa UltraCon - Consultoria em TI.
Acesse: www.ultracon.com.br.
