Não importa a ação que a área de TI irá desenvolver na sua empresa, seja uma simples troca de computadores até a instalação de infraestrutura de uma rede, passando pela mudança de servidores ou instalação de softwares de gestão. O correto gerenciamento de projetos em TI é fundamental para que a empresa alcance seus objetivos e evite prejuízos.
Mas quais são as principais ameaças para o desenvolvimento de um projeto de TI? Quais são os pontos que merecem uma atenção especial dos gestores, para que uma ação seja realizada a contento, cumprindo com todos os seus objetivos? Quais são os cuidados que precisam ser tomadas? É o que nossos especialistas respondem nesse conteúdo produzido para você, que acompanha nosso blog atrás de novidades e informações relevantes.
Como fazer um bom projeto de TI
As principais ameaças para o desenvolvimento de um projeto de TI começam, na maior parte das vezes, na sua concepção. É justamente na elaboração de um projeto que as ameaças são previstas e trabalhadas para que não aconteçam.
Portanto, o sucesso de qualquer operação em TI começa na elaboração de um projeto. Tudo precisa ser muito bem planejado, seja na fase de planejamento, de execução e na sua finalização. Mas como fazê-lo da melhor forma possível?
É preciso pensar no planejamento do projeto. Um projeto precisa, antes de tudo, apresentar um objetivo claro. Entre outros itens, ele deve estabelecer limites, fatores essenciais para sua implementação, restrições, entregas, cronogramas, recursos, prazos, custos, planejamento de recursos humanos e tecnológicos, fluxo de comunicação e planejamento de riscos.
Os estágios de um projeto de TI
A primeira fase de um projeto de TI é a iniciação, quando será pensada a sua própria viabilidade. Portanto, abdicar desse passo é um erro que pode ser fatal. Um projeto só deve seguir adiante se for viável (ainda que ao longo do tempo ele mostre o contrário).
Planejar o projeto é o próximo passo. É nessa fase que será definido absolutamente tudo que será necessário para a sua implementação. É no planejamento que se define, por exemplo, os recursos humanos e tecnológicos, cronogramas, prazos, orçamentos e objetivos.
Após o planejamento, vem a execução, e é nesse momento que as ameaças aparecem e devem ser resolvidas. Vale lembrar que um bom planejamento diminui – e muito – a quantidade de ameaças ao sucesso do projeto.
Ao final da execução, temos a manutenção e a finalização propriamente dita. Vale pontuar a relevância da fase de manutenção, muitas vezes preterida em projetos menores, o que é um erro. É nessa fase que os riscos de falha são reduzidos, garantindo a eficiência do projeto.
8 principais ameaças para o desenvolvimento de um projeto de TI
Muitos desafios deverão ser superados para o bom desenvolvimento de um projeto de TI, e isso não se restringe à tecnologia propriamente dita. Nossos especialistas definiram 8 principais ameaças que podem atrapalhar o bom desenvolvimento de um projeto de TI.
Não definir a estrutura do projeto
Definir o escopo do projeto é essencial para que os objetivos sejam alcançados. Muitas vezes, equipes de TI pulam essa etapa, o que é um erro. Falhas na entrega poderão acontecer porque a equipe pode apresentar diferentes expectativas, já que um escopo não ficou bem definido.
Não estabelecer processos padronizados
É preciso estabelecer uma metodologia padronizada para todo o projeto. Uma falha muito comum na área de TI é deixar de acompanhar processos de forma sistematizada, e isso aumenta a chance de riscos. Sem padrões estabelecidos será difícil, por exemplo, medir e definir o sucesso do projeto.
Não utilizar ferramentas de gestão
Ferramentas de gestão permitem centralizar as informações. Por meio delas, é possível visualizar o status do projeto e em que atividade cada colaborador está dedicado. A gestão do projeto permite mais foco.
Não priorizar tarefas e diretrizes
Especialmente na área da TI dividir a atenção por várias tarefas impede uma maior produtividade. É preciso estabelecer prioridades e diretrizes, mesmo porque muitas tarefas dependem de conclusões prévias para serem inicializadas.
Cronogramas irreais
Cronogramas não realistas são muito comuns em projetos de TI e representam uma grande ameaça ao seu desenvolvimento. Quando isso acontece, tarefas importantes são deixadas de lado, como testes bem elaborados.
Falhas na comunicação
Esta é uma ameaça extremamente comum. Assegurar uma boa comunicação com toda a equipe do projeto é fundamental. Todos precisam estar muito bem informados e alinhados.
Abertura para mudanças
Imprevistos e inconsistências acontecem e fazem parte de qualquer projeto. Especialmente em TI situações inesperadas acontecem e precisam ser consideradas, ainda que isso signifique mudanças no projeto. Estar aberto à mudanças pode ser essencial para o sucesso de um projeto de TI.
Erros de orçamento
Essa talvez seja a ameaça mais comum no desenvolvimento de projetos de TI. Acompanhar o orçamento ao longo do projeto é muito importante, e isso permite evitar problemas lá na frente. Se o projeto já consumiu 75% do orçamento previsto, mas não chegou sequer a um terço do seu desenvolvimento, algo está errado e precisa ser corrigido.
4 tipos de riscos para o desenvolvimento de um projeto de TI
Nodesenvolvimento de um projeto de TI há, especificamente, 4 principais tipos de riscos que merecem toda a nossa atenção. Na maior parte das vezes, acredite, é a partir daí que acontecem as principais ameaças na Tecnologia da Informação.
Ameaças físicas: Um bom exemplo desse risco é o acesso não autorizado de um colaborador da empresa a dados confidenciais.
Ameaças eletrônicas: O acesso de um hacker ou a infecção por vírus pode trazer grandes estragos em um projeto de TI.
Falhas na infraestrutura: Falhas constantes na conexão à internet, com demora no seu restabelecimento, podem reduzir a produtividade de um projeto, bem como interromper negócios, trazendo prejuízos.
Falhas a partir do erro humano: o próprio colaborador pode provocar grandes estragos excluindo sem querer algum dado importante ou abrindo um anexo com vírus, por exemplo.
Os riscos mais comuns
Os riscos fazem parte do nosso cotidiano, e disso é impossível fugir. Ainda que a gente siga ao pé da letra a receita, o bolo pode solar, não é verdade? Mas as chances do bolo ficar delicioso são bem maiores quando se segue a receita, disso não há dúvidas.
Muitas vezes, as principais ameaças para o desenvolvimento de um projeto de TI estão ligadas a algum tipo de descuido ou a falta de conhecimentos específicos. Mas riscos e problemas também acontecem por motivos notadamente cotidianos, e esses muitas vezes são tão simples que nem lhe damos atenção.
Ainda que a área de TI conte com modernas ferramentas de análise e de controle de risco, é preciso estar muito atento às operações cotidianas. Os riscos mais comuns, neste caso, são:
• Projetos mal concebidos: um bom projeto tem objetivos claros, escopo do trabalho, aponta problemas que podem surgir e define funções e responsabilidades.
• Projetos com inúmeras solicitações de mudanças: mudanças excessivas podem mudar os objetivos de um projeto, sua conceituação e seu controle. Muitas vezes, é melhor encerrar um projeto do que modificá-lo exaustivamente.
• Utilização de uma equipe de projeto sem habilidades e conhecimento específico: um projeto pode ser excelente, mas precisa de recursos humanos compatíveis para sair do papel.
• Projetos pequenos que não são tratados como projetos: muitas vezes pequenas necessidades não são tratadas como um projeto. Há um mito de que maiores ações podem trazer mais problemas, o que não é verdade. Todo projeto precisa de uma gestão, independente do seu tamanho.
Os riscos existem. O que fazer para evitá-los no dia a dia?
Identificar as principais ameaças para o desenvolvimento de um projeto de TI é, com certeza, o primeiro passo para evitá-las. Alguns cuidados prévios precisam ser seguidos, e ainda que isso não garanta sucesso absoluta na execução do projeto, é um bom começo para a empresa alcançar seus objetivos.
O principal deles é contar com uma equipe de TI de qualidade, comprometida e especialista. Nem todas as empresas podem montar uma equipe ideal, e a terceirização é a melhor solução, o que garante foco, excelência e custos compatíveis. Contar com profissionais capacitados é, sem dúvidas, o primeiro passo certeiro rumo a um projeto de TI de sucesso! Experiente e acostumada aos desafios, essa equipe saberá exatamente como afastar as principais ameaças para o desenvolvimento de um projeto de TI.
